Zuletzt aktualisiert am 22. April 2025
Ab 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten. Für Unternehmen in Dortmund bedeutet dies, dass sie ihre Rechnungen ab dem 1. Juli 2025 im XRechnung-Format übermitteln müssen, um den Anforderungen der öffentlichen Verwaltung gerecht zu werden. Die Umstellung auf die digitale Rechnungsstellung ist kein großer Aufwand – mit den richtigen Tools geht der Umstieg schnell und effizient.
Fristen und Übergangsregelungen
Unternehmen, die noch nicht umgestellt haben, sollten dringend mit der Anpassung ihrer Buchhaltungssoftware und Prozesse beginnen. Ab dem 1. Juli 2025 müssen alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format eingereicht werden. Danach sind PDFs oder Papierrechnungen nicht mehr zulässig. Unternehmen, die weiterhin mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten möchten, müssen ihre Rechnungen künftig in einem dieser beiden elektronischen Formate versenden.
Darauf sollten Unternehmen achten
- Software-Umstellung: Unternehmen müssen ihre Buchhaltungssoftware auf E-Rechnung umstellen, um sicherzustellen, dass sie alle notwendigen Daten in den neuen Formaten erzeugen und versenden können.
- Integration in bestehende Systeme: Die E-Rechnungslösung muss gut in die existierenden Geschäftsprozesse und in die Buchhaltungssoftware integrierbar sein.
- Schulung und Support: Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter auf die neuen Prozesse und die gesetzlichen Anforderungen schulen, um Fehler zu vermeiden.
Die wichtigsten Anforderungen
- Strukturiertes Format: Ihre Rechnung muss im XRechnung-Format übermittelt werden – das ist der Standard für öffentliche Auftraggeber. Für den privaten Sektor reicht auch das ZUGFeRD-Format, das eine Kombination aus XML und PDF bietet.
- Automatisierung: Ein manueller Versand von E-Rechnungen wird nicht ausreichen. Unternehmen müssen in der Lage sein, Rechnungen automatisch zu erstellen, zu validieren und zu versenden.
- Rechtskonformität: Die Rechnung muss alle gesetzlich geforderten Daten enthalten – von der Mehrwertsteuer bis hin zu den eindeutigen Identifikatoren des Auftraggebers.
Umstellung stressfrei gestalten: Tools und Software
Viele Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssoftware bieten mittlerweile Lösungen, die speziell für die Erstellung von E-Rechnungen ausgelegt sind. Diese Programme sorgen dafür, dass Ihre Rechnungen korrekt formatiert sind. Zudem werden der automatische Versand und die Archivierung direkt integriert. Ein gutes Beispiel ist eine Buchhaltungssoftware, die Ihnen hilft, alle Daten zu verwalten und den Überblick zu behalten. Und keine Sorge: Sie müssen nicht gleich auf ein teures System umsteigen, denn es gibt zahlreiche Softwarelösungen, die speziell auf kleine und mittlere Unternehmen zugeschnitten sind. In diesem kostenlosen E-Book erhalten Sie Informationen zur E-Rechnungspflicht, die Ihnen dabei helfen, den gesamten Prozess zu verstehen und direkt in Ihre Buchhaltungsroutine zu integrieren.
Digitalisierung in Dortmund
Dortmund entwickelt sich zunehmend zu einem Zentrum für digitale Finanzinnovationen. Unternehmen wie die TARGO Commercial Finance GmbH, Fraunhofer IML und ISST sowie Start-ups im ruhr:HUB treiben mit E-Rechnungen, Blockchain und digitalen Zahlungslösungen die Finanztransformation voran und gestalten die Zukunft der Finanzprozesse in der Region.
TARGO Commercial Finance GmbH
Die TARGO Commercial Finance GmbH, ein Dortmunder Unternehmen im Bereich Finanzdienstleistungen und Factoring, nutzt digitale Tools, um ihre Prozesse für die Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung zu optimieren. Sie haben die E-Rechnungspflicht frühzeitig umgesetzt und bieten ihren Kunden eine digitale Plattform, die die Rechnungsstellung und den Zahlungseingang effizient automatisiert. Als Vorreiter in der digitalen Finanzwelt trägt TARGO dazu bei, die Finanzprozesse für Unternehmen zu vereinfachen.
Fraunhofer-Institute (IML/ISST)
Das Fraunhofer IML und das ISST in Dortmund sind führend in der Forschung zu Blockchain und digitalen Plattformen für sichere Transaktionen, insbesondere im Supply-Chain-Bereich. Ihre Innovationen tragen dazu bei, Finanztransaktionen in der Logistikbranche effizienter und transparenter zu gestalten, wodurch Dortmund sich als Hotspot für datengetriebene Finanzinnovationen etabliert.
Digitale Start-ups im ruhr:HUB
Start-ups im ruhr:HUB wie Conf3rence setzen auf Blockchain und Krypto-Technologien, um innovative digitale Zahlungslösungen zu entwickeln. Sie nutzen das starke Netzwerk in Dortmund, um digitale Finanzinnovationen voranzutreiben, insbesondere in den Bereichen Zahlungsabwicklung und KI-gestützte Finanzanalysen. Das ruhr:HUB unterstützt aktiv Fintech-Start-ups, die die Zukunft der Finanzbranche mitgestalten möchten.
Möchten Sie mehr über Digitalisierung in Dortmund erfahren?
Von 01.- 06. September bietetdie Digitale Woche Dortmund eine Plattform für Finanz-Digitalisierungsthemen, etwa durch den IT.Solution Award für digitale Lösungen.